WORKFLOW folyamatkövető rendszer

Cégek, szervezetek, intézetek, intézmények (továbbiakban: vállalatok) folyamatok rendszereként működnek. Ezek a folyamatok feladatokból állnak, melyeket kijelölt felelősöknek adott időpontig kell végrehajtani. A vállalati méret a folyamatok-feladatok milyenségére és mennyiségére van hatással. Minél több a folyamat, annál több a feladat, ami a felelősöknek növekvő időpont behatárolást jelent.
A „felelős” a munka elvégzésére kijelölt személyek csoportja, vagy egy adott személy, aki lehet a vállalat dolgozója, vagy akár a partner cég megbízottja is (abban az esetben, ha a partner céget szorosan be kívánjuk vonni a folyamatba azzal, hogy az elvégzett munkát a folyamaton belül igazolja, vagy a munkavégzés időpontjának egyeztetését is a folyamat részeként vesszük).
Ha ezt a „folyamat-feladat-felelős-határidő” rendszert nem tudjuk felügyelni, kész a káosz. Ekkor célszerű támogató rendszert igénybe venni. Minden folyamatra külön támogató rendszer bevezetése bonyolult, drága, és ha sok ilyen rendszert üzemeltetünk, már nem is segít kellő hatékonysággal, mert figyelmünket és időnket a külön rendszerek feladatlistáinak követése köti le.
Több folyamat a különböző vállalatoknál azonos, vagy nagyon hasonló (számviteli, bérügy, stb), ezekre vannak olcsó, kész számítástechnikai rendszerek. Ezek azonban a legkisebb vállalatfüggő eltérést sem engedik. A folyamatok jelentős része azonban speciális az iparágból, a cég hagyományaiból, illetve a szervezeti felépítéséből adódóan. Ezekre a folyamatokra egyedi megoldás(oka)t kell kidolgozni. Ideális esetben a különálló megoldások egymáshoz kapcsolódnak és a hatékony működés érdekében szerves egészet alkotnak. Ha ez nem teljesül, a „kézi vezérlés” több folyamat és feladat között nehézkes, fárasztó és a hibaszázalék jelentősen megnövekszik.  

Amit kínálunk, egy olyan központi keretmegoldás, melyben a vállalat folyamatai definiálhatóak. A folyamatok feladatokra tagolva, felelősökre bontva, időpont behatárolással kerülnek kiosztásra. A különböző folyamatokból származó feladatok felelősönként 1 feladatlistán jelennek meg függetlenül attól, melyik folyamatban keletkeztek. Így a „saját” feladathalmazt könnyebben lehet figyelemmel kísérni és a végrehajtását ellenőrizni.
A rendszer konkrét folyamatokon keresztül kel életre. Vannak elkészült, Interneten keresztül működő, díjmentesen kipróbálható mintafolyamatok (amiket röviden az alpontokban ismertetünk), melyek kiindulási alapul szolgálhatnak, de lehetőség van teljesen egyedi folyamatok kiépítésére is. Az igénylő Cég határozza meg, hogy mely folyamatok, milyen szintű integrálását szeretné a rendszerrel elérni.
A próba verzió elérhető: http://workflow.interhelp.hu

Elkészült folyamatok:

Projektkövető program

A Vállalkozás tevékenysége során számos megbízást (nevezzük témának) teljesít.
A Vezető kijelöli a téma végrehajtásáért Felelős személyt. A Vezető vagy a Felelős Közreműködő(ke)t von be a teljesítés érdekében.
A feladat elvégzése során különböző időszakokban munkaidő ráfordítás történik, amit a téma zárása közben vagy végén elemezni szükséges.
A téma zárása (Átadás) után a Pénzügynek vannak feladatai a számlázással és a pénz beérkeztetésével. Az átadás után a Garancia alapján fellépő munkákat is el kell végezni, erről is nyilvántartást kell vezetni együtt, de nem összevegyítve az „elsődleges” munkavégzéssel. A feladathalmazról az információt naprakészen kell tartani, hogy a döntésekhez pontos adatok álljanak rendelkezésre. Ennek a sokrétű feladatnak ellátásában segít a program.  A végrehajtás nyomon követését úgy oldja meg a program, hogy a kialakított folyamat alapján a soron következő feladat mindig az aktuális felelősnél - és csak ott - jelenik meg.
A folyamat története bármikor megtekinthető, az adatokból statisztika készíthető. A folyamatok, feladatok igény szerint alakíthatóak, a felelősök hozzáférési jogosultsága egyedileg megszabható.

HELPDESK hibabejelentő, követő rendszer

Tételezzük fel, hogy egy irodaháznak van egy vagy több bérlője, van egy megbízott vezetője és egy, a karbantartásokért felelős diszpécsere , aki a belső szakembereket irányítja és tartja a kapcsolatot a külső javító partnerekkel. A bérlők a bérleti díjukért megbízható, folytonos szolgáltatás (lift, klíma, elektromos áram, biztonságtechnika, stb.) várnak el. Igényeik és elvárásaik bár biztosan különböznek egymástól, de nagyvonalakban egységesnek tekinthetjük azokat. A bérbeadónak egyre precízebb (gyors, pontos)szolgáltatást kell nyújtani a partnerek megőrzése érdekében. Állandó készenlétben kell állni, egy nem tervezhető esemény (csőtörés, elektromos zavar) bekövetkeztekor annak azonnali elhárítására. A bérlők a hibabejelentés során a diszpécserrel állnak napi munkakapcsolatban. A számítógépen elküldött bejelentés azonnal megjelenik a diszpécser monitorán. Igény esetén automatikusan SMS értesítés is küldhető a hibáról, így ha nem tartozkodik a gép elött, azonnal tudomást szerez a híbáról és megkezdheti az intézkedést. A diszpécser dönt: elkezdhető a hibaelhárítás, vagy a vezetőhőz küldi a bejelentést döntésre. A kivitelezés időpontja egyeztethető a bérlővel, hogy minél kevesebb zavart okozzanak a bérlőnek az elhárítás folyamán. Minden résztvevő látja a soronkövetkező feladatait a képernyőn. Végignézheti az adott folyamat történetét. A folyamatok továbbításakor időpont kapcsolódik a tevékenységhez, így tudni lehet mikor mi történt a Bár a vezető „csak” a döntéshozatalban vesz részt vagy ha „probléma” adódik, azonban rálátása kell legyen minden folyamatra, háttér-információként látnia kell az összes folyamatban lévő műveletet, és néha ellenőrzéseket is végrehajthat a lezárt folyamatok kapcsán. Értékelheti az elvégzett feladatokat, kimutatásokat készíthet. A folyamat végén a Bérlő visszajelzést kap az általa bejelentett hiba elhárításáról, és a jóváhagyásán keresztül záródik le a folyamat. Az általunk készített és ajánlott rendszert, mely önálló alkalmazásként hozzáférhető, megvásárolható és az egyedi igények szerint módosítható.

Karbantartás

Az épületek, gépek(gépkocsik, berendezések) üzemelése folyamán időszakonként kötelező, előre tervezhető felülvizsgálatokat kell végez(tet)ni belső szakemberekkel vagy külső cégekkel, hatóságokkal (tűzvédelem,lift biztonságtechnika). Ez a feladat is nagy odafigyelést igényel. Ennek tervezésében és figyelemmel kisérésében segit a program,

 

Keressen minket, készséggel állunk rendelkezésére.

Tekintse meg többi termékünket is !